Quante volte il responsabile di un gruppo parrocchiale si chiede, la sera della prova o della riunione: «ma quanti saremo davvero?». Tra messaggi su WhatsApp, conferme che arrivano all'ultimo e qualcuno che si dimentica, organizzare una presenza è spesso più faticoso dell'evento stesso.
Le Convocazioni di MiaChiesa nascono proprio per questo: convocare i membri di un gruppo, raccogliere le conferme, fare l'appello il giorno stesso e chiudere con un resoconto delle presenze. In questa guida vediamo come funzionano e come usarle al meglio in parrocchia.
Cos'è una convocazione
Una convocazione è un evento di gruppo che chiede ai membri di confermare la presenza. È pensata per la vita concreta dei gruppi: la prova del coro, la riunione dei catechisti, un servizio della Caritas, un incontro o un'uscita. Ogni convocazione ha un tipo, una data, un luogo e — se vuoi — una scadenza per confermare.
- Cinque tipi: prova, celebrazione, servizio, incontro, uscita.
- Due lati: chi risponde (il membro) e chi organizza e fa l'appello (il responsabile).
- Tutto in un posto: dettagli, luogo, allegati e messaggi sotto ogni convocazione.
Come funziona, passo dopo passo
Il flusso è lineare e pensato per il telefono, perché è lì che i membri rispondono.
- Convoca: il responsabile crea la convocazione, sceglie il tipo, data e luogo e la pubblica.
- Notifica: i membri ricevono una notifica in-app e un'email con la richiesta di conferma.
- Conferma: ognuno risponde con un tocco. Chi non risponde può ricevere un sollecito.
- Appello e resoconto: il giorno stesso si segnano i presenti, poi si chiude con un recap.
RSVP: i membri confermano la presenza
Ogni membro risponde con tre opzioni chiare: ci sarò, forse oppure non vengo. Il responsabile vede a colpo d'occhio quanti hanno confermato e chi è ancora «da confermare». Si possono impostare una scadenza per le conferme e promemoria automatici 24 ore e 2 ore prima.
A chi non ha ancora risposto si può inviare un sollecito con un tocco, senza inseguire le persone una a una. E sotto ogni convocazione restano i messaggi del gruppo e gli allegati (lo spartito, il foglio dei turni, una mappa).
L'appello il giorno stesso
Quando la convocazione è in corso, il responsabile fa l'appello dal telefono: segna chi è presente e chi è assente, e il conteggio dei presenti si aggiorna in tempo reale. Si salva da solo, senza registri cartacei.
Il resoconto: com'è andata davvero
Alla fine, un resoconto confronta chi aveva detto «ci sarò» con chi è venuto davvero: confermati ma assenti, presenti a sorpresa e l'affluenza in percentuale. Tutto resta nello storico del gruppo e nel profilo presenze di ogni membro, utile per capire l'andamento nel tempo.
Conclusione
Le Convocazioni tolgono il rumore dall'organizzazione e lasciano il segnale: chi viene, chi manca, com'è andata. Per il coro, i catechisti, la Caritas o qualsiasi gruppo, significa meno messaggi sparsi e più tempo per ciò che conta davvero.
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